За организаторите са важни предвидимостта, навременното присъствие на място и ясните отговорности. Затова започваме с въпроси за програмата, мястото, броя участници, очакваната публика и специфичните условия. След това обсъждаме необходимия медицински екип, времето на дежурство и индивидуалната оферта.